POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES L’ORÉAL COLOMBIA S.A.S.

El objetivo de L’Oréal Colombia, S.A.S. (“L’Oréal”) es ser una empresa socialmente responsable ejemplar para contribuir a que el mundo sea un lugar más hermoso. Valoramos mucho la honestidad y la transparencia, y estamos comprometidos a construir una relación sólida y duradera con nuestros clientes, basada en la confianza y el beneficio mutuo. Parte de este compromiso implica salvaguardar y respetar su privacidad y sus elecciones. Respetar su privacidad es esencial para nosotros. Es por eso que a continuación definimos "Nuestro compromiso de privacidad" y toda nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales.

NUESTRO COMPROMISO DE PRIVACIDAD

1. Respetaremos su privacidad y sus elecciones.
2. Nos aseguraremos de que la privacidad y la seguridad estén integradas en todo lo que hacemos.
3. No enviaremos comunicaciones de marketing a menos que nos autorice o lo solicite. Puede cambiar de parecer en cualquier momento.
4. Jamás prestaremos o venderemos sus datos.
5. Nos comprometemos a mantener sus datos seguros y a salvo. Esto incluye trabajar solamente con socios confiables.
6. Nos comprometemos a ser abiertos y transparentes respecto al uso que se le da a sus datos.
7. No utilizaremos sus datos de maneras que no se le hayan informado.
8. Respetaremos todos sus derechos y siempre intentaremos satisfacer sus solicitudes en la medida de lo posible, de acuerdo con nuestras propias responsabilidades legales y operativas.

Para más información sobre nuestras prácticas de privacidad, establecemos a continuación los tipos de datos personales que podemos recibir directamente de usted o de su interacción con nosotros, cómo podemos utilizarla, con quién podemos compartirla, cómo la protegemos y mantenemos segura, y sus derechos acerca de sus datos personales. Por supuesto, no todas las situaciones podrían aplicar a usted. Esta política de privacidad proporciona una perspectiva general de todas las situaciones posibles en las que podríamos interactuar.

Entre más interactúe con nosotros, más lo conocemos y somos más capaces de ofrecer servicios personalizados para usted.

Cuando comparte sus datos personales con nosotros o cuando tratamos sus datos personales, los utilizamos de conformidad con esta política. Lea esta información, si tiene alguna pregunta o inquietud sobre sus datos personales, contáctenos en [email protected]

De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, le informamos que los Datos Personales recaudados por L´ORÉAL COLOMBIA S.A.S. (la cual en adelante podrá denominarse “L’ORÉAL” o la “Compañía”) serán objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión en los términos establecidos en el presente documento.

1. IDENTIFICACIÓN DE LA COMPAÑÍA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONA

La empresa Responsable del Tratamiento del Dato Personal: Razón social: L’ORÉAL COLOMBIA S.A.S.

NIT. 800.212.840 – 2

Domicilio: Bogotá D.C., República de Colombia

Dirección de correspondencia: Autopista norte # 123 - 60  Piso 9., Bogotá, D.C., República de Colombia

Email: [email protected]

Teléfono: +57 1 6511300

2. DEFINICIONES

Para efectos de lo consagrado en la Política, las siguientes palabras tendrán el significado que se les atribuye a cada una de ellas conforme a las definiciones siguientes, independientemente si se utilizan en singular o plural.

2.1 AUTORIZACIÓN: 

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el

Tratamiento de Datos Personales.

2.2 AVISO DE PRIVACIDAD: 

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

2.3 BASE DE DATOS: 

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Las “Bases de Datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas, el cual podrá ser físico, electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.

2.4 CLIENTE: 

Toda persona natural o jurídica que, adquiera, disfrute o utilice Productos de L’ORÉAL para la satisfacción de una necesidad ligada intrínsecamente a su actividad económica.

2.5 CONSUMIDOR: 

Toda persona que, como destinatario final, adquiere los Productos de L´ORÉAL a través de una tienda, grandes superficies, entre otras, para la satisfacción de una necesidad propia o familiar.

2.6 COLABORADOR:

Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

2.7 DATO PERSONAL: 

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

2.8 DATO PÚBLICO: 

Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

2.9 DATO SENSIBLE: 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2.10 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta de L´ORÉAL como Responsable de los datos.

2.11 POLÍTICA DE TRATAMIENTO: 

Se refiere al presente documento, como política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por L´ORÉAL de conformidad con la legislación vigente.

2.12 PRODUCTOS: 

Son los bienes, principalmente productos cosméticos, fabricados, importados, distribuidos y/o comercializados por L’ORÉAL.

2.13 PROVEEDOR: 

Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a L´ORÉAL en virtud de una relación contractual o legal vigente.

2.14 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: 

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el Tratamiento de los Datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable L´ORÉAL.

2.15 TITULAR: 

Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

2.16 TRANSFERENCIA: 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

2.17 TRANSMISIÓN:

Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de un único Responsable.

2.18 TRATAMIENTO: 

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

3.1 PRINCIPIO DE LEGALIDAD: 

El Tratamiento de los Datos Personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.

3.2 PRINCIPIO DE LIBERTAD: 

El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

3.3 PRINCIPIO DE FINALIDAD: 

El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

3.4 PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: 

La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

3.5 PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: 

En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

3.6    PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA:

Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de L’ORÉAL, será de medio.

3.7 PRINCIPIO DE SEGURIDAD: 

Los Datos Personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a Tratamiento por L’ORÉAL, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

3.8 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: 

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta.

4. DESTINATARIOS Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

4.1 DESTINATARIOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a Clientes, Consumidores, Colaboradores, Proveedores, contratistas, entre otros, de L´ORÉAL, así como a las demás personas naturales tanto activos como inactivos, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la Compañía.

4.2 FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales proporcionados por los Titulares a L´ORÉAL serán almacenados en las Bases de Datos de L´ORÉAL, de sus empresas vinculadas a nivel nacional e internacional o de sus contratistas encargados para el Tratamiento y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

1. Proveer servicios y productos y ejecutar los contratos de compraventa de productos suscritos con L´ORÉAL.
2. Realizar los registros contables y tributarios requeridos.
3. Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia.
4. Permitir el acceso a los beneficios ofrecidos directamente por L’ORÉAL o terceros aliados.
5. Lograr una eficiente comunicación relacionada con productos, servicios, ofertas, promociones, nuevos lanzamientos, alianzas, capacitaciones, estudios, información editorial, concursos, contenidos e incluso invitación a eventos, entre otros, de la Compañía, y facilitarle el acceso general a la información de estos.
6. Informar sobre los Productos o servicios que estén relacionados con el o los servicios contratado(s) o adquirido(s).
7. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con Clientes, Consumidores, Proveedores, contratistas, Colaboradores, entre otros.
8. Estudiar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los Titulares para el seguimiento, desarrollo o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad o atención y, en general, evaluar la calidad de los Productos y el servicio, así como atender y dar seguimiento a reclamaciones de los análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y Datos Personales suministrados por los Titulares.
9. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
10. Realizar el pago de las obligaciones contractuales.
11. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
12. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
13. Enviar y recibir mensajes con fines comerciales, publicitarios o de atención al cliente.
14. Registrar la información de compradores mayoristas y consultores, activos e inactivos, en las bases de datos de la Compañía, así como la información de sus respectivos negocios independientes, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos sobre su actividad económica, así como indicadores, resultados comerciales, investigaciones de mercados, variables de sus negocios o cualquier otra consideración relacionada directa o indirectamente con la actividad económica y comercial que realizan.
15. Registrar la información de Colaboradores (activos e inactivos) en las bases de datos de la Compañía, así como de los aspirantes a Colaboradores de L´ORÉAL para efectos de procesos de selección y vinculación.
16. Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) y aspirantes a Proveedores en la base de datos de la Compañía.
17. Contactar a todo tipo de Clientes, Consumidores, contratistas y Proveedores, para el envío de información referida a la relación contractual, comercial y obligacional a que haya lugar.
18. Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los Datos Personales, le corresponden a la Compañía.
19. Entregar los Datos Personales de compradores y Clientes, particularmente aquellos relacionados con información financiera o comercial necesaria para calcular el riesgo crediticio.
20. Reportar a las centrales de riesgos el comportamiento crediticio y comercial de sus Clientes y compradores.
21. Permitir el acceso a las instalaciones de la Compañía y cualquiera de sus oficinas.
22. Para efectos de monitoreo de seguridad y video vigilancia dentro de las instalaciones de la Compañía.
23. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre el Titular de los Datos Personales y L´OREAL.
24. Para el cumplimiento de cualquier otra obligación legal a cargo de L’ORÉAL, incluyendo, pero no limitado a, obligaciones SARLAFT y retención documental.

En consecuencia, para las finalidades descritas, L´OREAL podrá:

1. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
2. Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares.
3. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
4. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los Titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
5. Analizar, procesar, evaluar, tratar, usar, circular, compartir, compilar, actualizar, depurar, suprimir y disponer de la información suministrada por los Titulares.
6. Transmitir o transferir los Datos Personales a personas naturales o jurídicas o entidades públicas o privadas dentro o fuera de la República de Colombia, para tratar la información para cualquiera de los fines aquí previstos, incluyendo a su matriz, filiales y subsidiarias.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus Datos Personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente a Colaboradores dentro de L´ORÉAL, así como a Encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.

L´ORÉAL podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de los Datos Personales de los Titulares o se proporcionen dichos datos a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de Tratamiento de sus datos, L’ORÉAL podrá eliminarlos de las bases de datos o archivarlos en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

5. DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

5.1 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

L´ORÉAL como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus Datos Personales, su Autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los Datos Personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento. Sin embargo, tratándose de Datos Personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por L´ORÉAL, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

L´ORÉAL, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha establecido mecanismos para obtener la Autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.

Se entenderá que la Autorización otorgada por el Titular a L´ORÉAL, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral, o; (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a L´ORÉAL la Autorización respectiva.

En ningún caso podrá interpretarse el silencio del Titular del dato como aceptación tácita o consulta inequívoca de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. Tal y como se describe en el procedimiento más adelante, sujeto a las limitaciones previstas en la Política, el Titular del dato podrá en cualquier momento de la relación comercial o finalizada ésta, solicitar a L´ORÉAL, la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la Autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

5.2 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE DATOS PERSONALES

L´ORÉAL informará previamente a los Titulares los Datos Personales que se requieren y el motivo por el cual se solicita la información, entendiendo que dicha finalidad estará siempre relacionada con las actividades derivadas de la relación vigente entre las partes y el desarrollo del objeto social de conformidad con el numeral 4.2. de esta Política.

En lo correspondiente al modo de obtener la Autorización, L´ORÉAL recolectará la información correspondiente a Datos Personales, a través de los formatos y textos que se establezcan para el efecto, bien sea de forma escrita, por medios electrónicos o mediante conductas inequívocas, asegurando en todo caso, prueba de la Autorización para su posterior consulta por parte del Titular. Dicha Autorización podrá incluirse en los contratos respectivos a suscribirse con terceros Titulares de Datos Personales a los que se les aplique la Política.

El área de infraestructura tecnológica de L´ORÉAL establecerá los mecanismos técnicos para lograr que, previo al acceso a nuestros portales Web y sitio corporativos en los que se soliciten Datos Personales, el Titular pueda otorgar su autorización de forma automática vía alternativas de opt-in.

En todo caso, sea cual sea el mecanismo implementado y utilizado para dar cumplimiento a estas disposiciones, en los documentos, formatos y/o textos que L´ORÉAL establezca para el efecto se incluirá siempre:

1. La mención de la presente política de Tratamiento y su ubicación para consulta.
2. Datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
3. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
4. Los derechos del Titular.
5. Espacio para la firma del Titular o su aceptación por medios digitales o mecánicos y, en caso dado, del padre de familia, acudiente, representante legal, o cualquier otro legitimado para el ejercicio de los derechos, o; la descripción de la conducta que se considerará como inequívoca y razonable, para inferir el consentimiento del Tratamiento.

5.3    AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Usted tiene derecho a optar por no responder cualquier información sensible solicitada por L´ORÉAL. Para el caso de Datos Sensibles será potestad del Titular otorgar la autorización explícita para el Tratamiento de dicha información. En los eventos de recepción de Datos Sensibles, L´ORÉAL será riguroso en mantener la seguridad y la confidencialidad de los mismos.

De conformidad con la excepción contenida en el literal “e” del artículo 6 de la ley 1581 de 2012, L´ORÉAL podrá darle Tratamiento a Datos Sensibles en los siguientes casos establecidos por la ley:

1. Cuando el Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización.
2. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales del Titular deberán otorgar su autorización.
3. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de Datos Sensibles, cuando el mismo resulte procedente, L’ORÉAL, como Responsable, deberá cumplir las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad de su Tratamiento.
• Obtener su consentimiento expreso.

5.4    AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; c) que se cuente con la autorización por parte del padre o madre, o bien del representante legal del niño, niña o adolescente.

El suministro de los Datos Personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización del padre o madre de familia o representantes legales del menor.

Las autorizaciones de solicitud de Datos Personales de menores de edad serán otorgadas por el representante legal por los padres (padres, acudientes, curadores etc.) y, de ser posible, con los correspondientes Titulares, es decir el menor. La firma de los padres constituirá la autorización legal y la suscripción por parte del menor de edad representará su consentimiento sobre la autorización otorgada por los padres o acudientes.

Será tenida en cuenta la suscripción de la autorización por parte del menor, en tanto que él deberá ser escuchado y valorado en su opinión teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

5.5 EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del Titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

6. ALMACENAMIENTO, USO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES

6.1 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

L´ORÉAL adoptará medidas técnicas, tecnológicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los Datos Personales de los Titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

L´ORÉAL adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el Titular.

6.2 PROCEDIMIENTO PARA EL USO Y CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN

6.2.1 Transferencia de Datos Personales

Es posible que L’ORÉAL tenga que transferir información personal de los Titulares a Responsables en Colombia y diferentes países, incluyendo otras sociedades del grupo empresarial, matrices, filiales y subordinadas, entre otros. 

Al aceptar la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales el Titular autoriza y da su consentimiento expreso para dicha Transferencia, a cualquier país o territorio.

6.2.2 Transmisión de Datos Personales

Con la autorización otorgada por cualquiera de los medios previstos para tal fin, el Titular autoriza que L’ORÉAL realice transmisiones nacionales e internacionales de Datos Personales a un Encargado, para permitir que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta de L’ORÉAL. Estas transmisiones no requerirán ser informadas al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional.

6.3 SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

L´ORÉAL ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los Datos Personales está restringido a aquellos Colaboradores, contratistas, representantes y agentes de L´ORÉAL encargados del Tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la Compañía. L´ORÉAL no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante lo anterior, L´ORÉAL no será responsable por ataques informáticos y, en general, cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

6.4 TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

El periodo de conservación de los Datos Personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se ha recolectado o mientras el Titular tenga obligaciones pendientes, responsabilidad directa o indirecta, por el tiempo adicional que exijan normas especiales o por los tiempos de prescripción, o bien, hasta el momento en que el Titular solicite la supresión de sus datos personales o revoque su autorización para el Tratamiento de los mismos.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que le asisten a los Titulares en relación con sus Datos Personales son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a L´OREAL o Encargados del Tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a L´OREAL, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por L´ORÉAL o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al Régimen de Protección de Datos Personales contenido en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legal|
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7.1 PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo previsto en la legislación vigente aplicable, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como Titular de los datos, usted podrá utilizar ante L´ORÉAL cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

7.1.1 Mecanismo de Contacto

Cualquier Titular tendrá el derecho a revisar y modificar, a través de los canales habilitados para ello conforme al numeral 7.2, cualquier información personal almacenada en las bases de datos de L’ORÉAL si considera que está desactualizada o incorrecta, o a retirar su consentimiento para el uso de su información personal en el futuro.

7.1.2 Procedimiento de Consultas, Rectificaciones y Reclamos

A continuación, se señalan las acciones que pueden presentar los Titulares o sus causahabientes en relación con las consultas rectificaciones y reclamos que se relacionen con los datos de los Titulares registrados en las Bases de Datos de L’ORÉAL a través de los canales habilitados para tales efectos en el numeral 7.2.

7.1.2.1 Respuesta de Consultas

Las consultas y solicitudes de los Titulares o sus causahabientes serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado en la dirección de notificación que haya incluido en la respectiva consulta o bien a través de la dirección de correo electrónico proporcionada para tales efectos, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, siempre que el titular haya ofrecido la totalidad de la información solicitada con el fin de identificar la base de datos en la que se encuentran alojados sus datos y el uso que de los mismos se esté haciendo. La respuesta a las consultas que los Titulares o sus causahabientes presenten podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.

7.1.2.2 Rectificaciones y Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las Bases de Datos de L’ORÉAL debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante L’ORÉAL así:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área encargada, de acuerdo a lo establecido en el Numeral 7.2 de la presente Política, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la indicación del tipo de comunicaciones que está recibiendo y la fuente, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Sin perjuicio de lo anterior, se recuerda a los Titulares que el canal apropiado para la atención de sus solicitudes es en los datos de contacto que se establecen en el numeral 7.2.

El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. La respuesta a las rectificaciones o reclamos que los Titulares o sus causahabientes presenten podrá ser entregada por cualquier medio físico o electrónico.

7.1.3 Revocatoria de la Autorización

Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida la disposición legal o contractual. Para ello, el Titular deberá seguir el mismo procedimiento establecido para las Rectificaciones y Reclamos.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse: (i) Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, en este sentido L’ORÉAL o los Encargados del Tratamiento deben dejar de tratar por completo los datos del Titular y, (ii) puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercadeo.

Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál Tratamiento el Titular no está conforme. En caso de que el Titular no lo indique con claridad, se entenderá que la solicitud es total.

Los mecanismos o procedimiento que L’ORÉAL establezca para atender las solicitudes de revocatoria no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones.

No puede revocar su autorización en el caso de las siguientes finalidades:

• Para cumplir con los requisitos legales y reglamentarios que son aplicables a L’ORÉAL;
• Cando el Titular de los datos tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de L´ORÉEAL.
• Para cumplir con una orden de autoridad competente nacional o extranjera que cumpla con los requisitos legales, orden de allanamiento o inspección o para responder acciones legales o administrativas
• Para prevenir o detectar fraudes o actividades delictivas o para gestionar y resolver cualquier pérdida real o potencial en relación con fraude o actividad criminal.
• Para realizar actividades de cobranza en virtud de obligaciones adquiridas con L’OREAL.

7.1.4 Requisito de Procedibilidad

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la autoridad competente una vez haya agotado el trámite de consulta, reclamo o de revocatoria de la autorización ante el área encargada, de acuerdo a lo establecido en el Numeral 4 de la presente Política.

7.2 CANALES HABILITADOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los siguientes canales habilitados por L´ORÉAL:

A través de la dirección de correo electrónico: [email protected]

A través de la dirección: Autopista norte # 123 – 60 Piso 9 Horario de atención: 8:00 A.M. A 5:00 P.M. Días hábiles: Lunes a Viernes.

8. DEBERES DE L´ORÉAL COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En virtud de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales son deberes de L´OREAL los siguientes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y La Política;
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
16. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
17. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
18. Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

9. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

En caso de cambios sustanciales en el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos Personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que usted ha otorgado a L´ORÉAL, la Compañía como Responsable del Tratamiento le comunicará estos cambios antes de o a más tardar al momento de la implementación de las nuevas políticas. Al efecto, publicaremos la Política de Tratamiento de Datos Personales actualizada en nuestro sitio web https://www.loreal.com/en/colombia/pages/group/privacy-policy-colombia/. También podemos notificarle cualquier modificación según la ley aplicable, que puede ser en cualquiera de las siguientes maneras:

• Un aviso dirigido a Usted a su último domicilio o dirección de correo electrónico que conste en nuestros registros;
• Un aviso en nuestro sitio web.
• Aviso en periódico local. Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento de sus Datos Personales, L´OREAL obtendrá una nueva autorización de su parte.

10. REDES SOCIALES

10.1 ENLACES A LOS SITIOS WEB DE TERCEROS E INICIO DE SESIÓN CON REDES SOCIALES

Nuestros sitios web y aplicaciones podrían de vez en cuando contener enlaces de/a sitios web de nuestros afiliados, anunciantes y redes de socios. Si usted sigue un enlace a cualquiera de estos sitios web, tenga en cuenta que ellos tienen sus propias políticas de seguridad y que nosotros no somos responsables de estas políticas. Favor de revisar dichas políticas antes de enviar cualquier dato personal a estos sitios web.

También podemos ofrecerle la oportunidad de utilizar el inicio de sesión con sus redes sociales. Si lo hace, tenga en cuenta que usted estaría compartiendo la información de su perfil con nosotros, dependiendo de sus ajustes en la plataforma de red social. Visite la plataforma de red social pertinente y revise su política de privacidad para entender cómo se comparten y utilizan sus datos personales en este contexto.

10.2 REDES SOCIALES Y CONTENIDO GENERADO POR EL USUARIO

Algunos de nuestros sitios web y aplicaciones les permiten a los usuarios enviar su propio contenido. Recuerde que cualquier contenido enviado a una de nuestras plataformas de redes sociales puede ser visto por el público, por lo que debe ser cauteloso respecto a proporcionar ciertos datos personales, p. ej., información financiera o detalles de dirección. No somos responsables de ninguna acción implementada por otros individuos si usted publica datos personales en una de las plataformas de nuestras redes sociales y le recomendamos que no comparta información de este tipo.

11. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de su publicación en la página web https://www.loreal.com/en/colombia/pages/group/privacy-policy-colombia/ y se entenderán incorporadas a esta política las disposiciones aplicables a la materia, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad que haga sus veces.

Fecha de publicación: septiembre de 2023